A redução da lucratividade das empresas, seja em função de competição, flutuações cambiais ou mesmo retração de mercado em geral, é uma realidade nos dias atuais. Para se otimizar esta equação, temos que buscar sempre economia “interna”, a fim de que se traduza em resultado financeiro positivo ao final de um ano, por exemplo.
Muitas empresas brasileiras e multi-nacionais encontram-se hoje em processo de downsizing (redução de pessoal), demitindo funcionários na tentativa de reequilibrar seus orçamentos. Cortes em várias áreas são efetuados, mas chega uma hora em que é praticamente impossível “enxugar” mais a “máquina”. O momento, então, é de buscar fontes alternativas para cortar despesas, visando otimizar a lucratividade. Conforme já citado em edições anteriores do GRAPHO News, uma das maneiras mais utilizadas para se fazer isso nos Estados Unidos e países desenvolvidos é através de um segmento desconhecido por muitos dos brasileiros, chamado de Facilities Management – gerenciamento de recursos prediais.
    
     Um dos componentes do Facilities Management é o gerenciamento do espaço físico de nossas empresas. Layout, mudanças e fácil localização da equipe de trabalho, assim como a busca da eficiência (através dos chamados benchmarks), são “controles” indispensáveis, uma vez que temos uma condicionante de custo/m² determinante em muitos casos de lucro ou prejuízo no final do balanço.
A economia que resulta de um eficiente gerenciamento de nossas áreas de trabalho é facilmente perceptível, principalmente em locais onde temos um custo elevado de propriedade – ou aluguéis –, como as grandes capitais e centros empresariais. Dados recentes apontam, como exemplo, uma economia de aproximadamente 17% do budget (orçamento) de espaço – resultado de uma realocação feita em um grande banco americano (sediado na Argentina) –, o que representou a economia de algumas centenas de milhares de dólares anuais para o mesmo.

     O módulo do ARCHIBUS/FM® (software líder mundial de FM distribuído com exclusividade pela GRAPHO no Brasil) – Space Management – é uma ferramenta para criação de um inventário de espaço – uma listagem dos espaços que uma organização utiliza. Por exemplo, um inventário de espaço pode reportar em cada andar de um edifício – áreas de penetração vertical (escadas e vazios de elevadores), áreas de serviço (banheiros, depósitos, etc.), limites departamentais, salas e áreas comuns utilizadas por múltiplos departamentos (copas, bibliotecas e salas de reuniões).

     Estas informações espaciais podem ser criadas/representadas gráfica (plantas em AutoCAD) e alfanumericamente. Adicionalmente, um inventário de espaço pode documentar como as organizações utilizam seus espaços, assim como a localização individual de seus funcionários. Uma vez dividido um desenho em várias áreas, você pode facilmente se utilizar das ferramentas deste módulo para designar como sua empresa (departamentos e pessoal) está utilizando este espaço.

     O objetivo é poder dividir estas informações com os demais setores da companhia, por exemplo: o departamento financeiro poderia utilizar-se de um inventário de espaço para cobrar cada departamento pelo espaço que o mesmo utiliza; o departamento de RH pode desenvolver planos ocupacionais baseados no inventário; gerentes estratégicos para auxílio no planejamento de médio e longo prazos e decisões de compras/vendas/aluguéis das áreas (ou mesmo edifícios) cuja eficiência/ocupação não atinja determinados índices mínimos.

     Centenas de relatórios estão prontos para utilização no ARCHIBUS/FM® – custos de espaços, visualização de áreas ocupadas/não-ocupadas, benchmarks, etc., e ficam disponíveis e consolidadas tanto em ambiente alfanumérico (bancos de dados) como graficamente (plantas em CAD). Uma vez modificada a “fronteira” departamental no AutoCAD, o banco de dados imediatamente fica atualizado, modificando áreas, centros de custos, benchmarks, etc.

     É possível ainda – por se tratar de um sistema de “arquitetura aberta” – customizar os relatórios, criar métodos de qualidade e mensuração dos mesmos e ainda integrar seus dados com soluções de ERP (Enterprise Resource Planning) como SAP®, JD Edwards®, Peoplesoft®, entre outros.

     Mais informações poderão ser obtidas no site www.grapho.com.br ou diretamente com rogerio.suzuki@grapho.com.br.

Relatório de salas desocupadas, em determinado andas de uma empresa

Análise departamental de ocupação por andar